Bạn chưa nhận được mẫu W-2 từ nhà tuyển dụng trước của mình? Dưới đây là những gì bạn cần làm

Mùa thuế có thể khiến bạn cảm thấy quá tải, đặc biệt khi vẫn đang chờ đợi các tài liệu quan trọng. Nếu bạn đã nghỉ việc trong năm thuế, nhà tuyển dụng cũ của bạn có nghĩa vụ pháp lý gửi cho bạn mẫu W-2—nhưng điều gì xảy ra nếu nó không đến được tay bạn? Hiểu rõ quyền lợi của mình và thời hạn nhận mẫu này sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ khai thuế tự tin hơn.

Hiểu về Mẫu W-2 và Tại sao bạn cần nó

Mẫu W-2, chính thức gọi là Bảng lương và Thuế, là một tài liệu thuế cơ bản mà nhà tuyển dụng phải phát hành để báo cáo thu nhập và thuế đã khấu trừ cho từng nhân viên. Hãy xem nó như một bản ghi chính thức về số tiền bạn kiếm được và số thuế đã bị trừ trong suốt năm.

Thông tin quan trọng trong W-2 của bạn gồm có:

  • Tổng thu nhập: Lương, tiền tips và các khoản phụ cấp khác trong năm
  • Thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ: Số tiền nhà tuyển dụng đã trừ dựa trên lựa chọn W-4 của bạn
  • Phí an sinh xã hội và Medicare: Các khoản trừ cho các chương trình phúc lợi này, đảm bảo bạn được ghi nhận đúng
  • Thuế bang và địa phương: Thuế thu nhập bị khấu trừ theo bang hoặc địa phương của bạn
  • Các khoản khấu trừ khác: Chi tiết về đóng góp hưu trí, phí bảo hiểm y tế, và các lợi ích bổ sung

Nhà tuyển dụng phải gửi bản sao cho bạn và IRS. Khi số thu nhập trên tờ khai thuế của bạn không khớp với W-2 hoặc bạn không nộp thuế, IRS thường sẽ liên hệ để điều tra. Việc có W-2 đầy đủ là cần thiết để bạn nộp hồ sơ chính xác.

Khi nào nhà tuyển dụng cũ phải gửi W-2 cho bạn

IRS đặt ra thời hạn chặt chẽ: nhà tuyển dụng phải gửi hoặc truyền điện tử tất cả các mẫu W-2 trước ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo. Nếu ngày 31 rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hạn chót sẽ lùi sang ngày làm việc tiếp theo. Năm thuế 2025, nhà tuyển dụng có đến ngày 31 tháng 1 năm 2026 để gửi các mẫu này cho nhân viên.

Thời hạn 31 tháng 1 này cho phép bạn có vài tuần để thu thập các tài liệu trước hạn nộp thuế ngày 15 tháng 4. Nếu nhà tuyển dụng của bạn bỏ lỡ ngày này, họ sẽ phải chịu các khoản phạt tăng dần—và bạn thì vẫn đang chờ đợi một tài liệu quan trọng.

Hướng dẫn từng bước để lấy W-2 từ nhà tuyển dụng cũ

Nếu bạn chưa nhận được W-2 vào đầu tháng 2, hãy hành động ngay lập tức. Thư gửi có thể mất thời gian, nhưng có nhiều cách để tìm kiếm mẫu bị mất.

Liên hệ trực tiếp. Liên hệ bộ phận nhân sự hoặc bộ phận trả lương của nhà tuyển dụng cũ—họ là người phát hành W-2. Hãy lịch sự nhưng rõ ràng: xác nhận địa chỉ gửi thư hoặc email hiện tại của bạn, và hỏi dự kiến ngày gửi. Nếu bạn đã chuyển chỗ sau khi nghỉ việc, W-2 có thể đã gửi đến địa chỉ cũ. Yêu cầu họ gửi lại đến địa chỉ mới của bạn.

Kiểm tra truy cập trực tuyến. Nhiều nhà tuyển dụng hiện nay cung cấp cổng thông tin an toàn để bạn tải W-2 điện tử. Đăng nhập nếu còn quyền truy cập và tải mẫu ngay lập tức. Đây thường là cách nhanh nhất.

Liên hệ IRS nếu nhà tuyển dụng không phản hồi. Gọi IRS theo số 1-800-829-1040 và trình bày tình huống của bạn. Chuẩn bị sẵn:

  • Họ tên, địa chỉ, số an sinh xã hội, số điện thoại của bạn
  • Tên, địa chỉ, số điện thoại của nhà tuyển dụng cũ
  • Thời gian làm việc
  • Ước tính thu nhập và số thuế liên bang đã khấu trừ dựa trên phiếu lương cuối cùng của bạn

IRS sẽ liên hệ với nhà tuyển dụng cũ của bạn để yêu cầu mẫu bị thiếu.

Khi đến gần hạn nộp ngày 15 tháng 4, bạn có hai lựa chọn dự phòng:

Yêu cầu gia hạn nộp thuế. Sử dụng Mẫu 4868 để xin gia hạn thêm 6 tháng. Tuy nhiên, điều này chỉ hoãn thời hạn nộp hồ sơ—không hoãn thời hạn thanh toán thuế. Bạn cần ước tính số thuế phải nộp dựa trên phiếu lương và thanh toán số tiền còn thiếu trước ngày 15/4. Khi có thêm thời gian, bạn có thể yêu cầu Bản sao kê Thu nhập và Thuế Khấu trừ từ IRS, nhưng có thể mất đến tháng 6 hoặc 7 mới nhận được.

Nộp bằng Mẫu 4852. Đây là mẫu thay thế W-2 giúp bạn ước tính chính xác nhất có thể dựa trên các tài liệu sẵn có. Lưu ý rằng nếu W-2 thực tế của bạn sau này khác nhiều, bạn có thể phải sửa lại hồ sơ. Nên làm việc với chuyên gia thuế để đảm bảo chính xác nếu chọn cách này.

Hậu quả khi nhà tuyển dụng không phát hành W-2

Nhà tuyển dụng không tuân thủ nghĩa vụ hoặc gửi chậm W-2 sẽ phải đối mặt với các khoản phạt nặng của IRS. Luật liên bang quy định phạt cho mỗi mẫu không nộp đúng hạn và mỗi bản sao không gửi cho nhân viên—không giới hạn tổng số tiền phạt.

Năm 2026, mức phạt như sau:

  • Nộp muộn tối đa 30 ngày: 60 USD/mẫu
  • Nộp từ ngày thứ 31 đến ngày 1 tháng 8: 120 USD/mẫu
  • Nộp sau ngày 1 tháng 8 hoặc không nộp: 310 USD/mẫu
  • Có ý định cố ý không nộp: 630 USD/mẫu

Ví dụ: Một công ty có 10 nhân viên nộp W-2 muộn vào tháng 9 sẽ bị phạt 310 USD cho mỗi mẫu, tức là 3.100 USD. Vì mỗi W-2 đều gửi cho IRS và nhân viên, tổng cộng là 620 USD cho mỗi nhân viên, hoặc 6.200 USD cho 10 người. IRS còn tính lãi trên các khoản phạt này, làm tổng số tiền phải trả tăng lên.

Các khoản phạt lớn này nhằm buộc các nhà tuyển dụng nghiêm túc thực hiện nghĩa vụ cung cấp W-2. Khi nhà tuyển dụng của bạn đúng hạn, mọi người đều có lợi—đặc biệt là bạn, vì có thể nộp hồ sơ đúng hạn và nhận các khoản hoàn thuế kịp thời.

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tìm W-2 từ nhà tuyển dụng cũ, hãy nhớ rằng bạn có các lựa chọn. Bắt đầu bằng cách liên hệ trực tiếp, và nếu cần, nhờ IRS giúp đỡ để đảm bảo bạn có đầy đủ giấy tờ để nộp hồ sơ chính xác.

Xem bản gốc
Trang này có thể chứa nội dung của bên thứ ba, được cung cấp chỉ nhằm mục đích thông tin (không phải là tuyên bố/bảo đảm) và không được coi là sự chứng thực cho quan điểm của Gate hoặc là lời khuyên về tài chính hoặc chuyên môn. Xem Tuyên bố từ chối trách nhiệm để biết chi tiết.
  • Phần thưởng
  • Bình luận
  • Đăng lại
  • Retweed
Bình luận
Thêm một bình luận
Thêm một bình luận
Không có bình luận
  • Gate Fun hot

    Xem thêm
  • Vốn hóa:$0.1Người nắm giữ:1
    0.00%
  • Vốn hóa:$2.45KNgười nắm giữ:1
    0.00%
  • Vốn hóa:$2.45KNgười nắm giữ:1
    0.00%
  • Vốn hóa:$2.46KNgười nắm giữ:1
    0.00%
  • Vốn hóa:$2.46KNgười nắm giữ:1
    0.00%
  • Ghim