Не получили свою форму W-2 от предыдущего работодателя? Вот что делать

Налоговый сезон может казаться ошеломляющим, особенно когда вы всё еще ожидаете важные документы. Если вы уволились в течение налогового года, ваш предыдущий работодатель обязан по закону отправить вам форму W-2 — но что делать, если она не приходит? Понимание ваших прав и сроков получения этой формы поможет вам подготовить декларацию уверенно.

Что такое форма W-2 и зачем она нужна

Форма W-2, официально называемая “Заявление о заработной плате и налогах”, — основной налоговый документ, который работодатели обязаны выдавать каждому сотруднику для отчета о заработке и удержанных налогах за год.

В вашей W-2 содержится важная информация:

• Общий доход: ваши зарплата, чаевые и другие выплаты за налоговый год
• Удержанный федеральный налог: сумма, которую ваш работодатель удержал на основе ваших выборов в W-4
• Взносы в социальное обеспечение и Medicare: суммы, удержанные для этих программ, чтобы вы получили соответствующие кредиты
• Налоги штата и местные налоги: налог на доход, удержанный вашим штатом или муниципалитетом
• Другие удержания: сведения о взносах в пенсионные фонды, страховые взносы и дополнительные льготы

Работодатели обязаны отправлять копии как вам, так и в IRS. Если доход, указанный в вашей налоговой декларации, не совпадает с данными из W-2, или если вы вообще не подаете декларацию, IRS обычно связывается с вами для выяснения причин. Получение вашей W-2 — необходимое условие для правильной подачи декларации.

Когда ваш предыдущий работодатель должен отправить вам W-2

IRS устанавливает жесткий срок: работодатели должны отправить все формы W-2 по почте или электронно до 31 января следующего года. Если 31 января выпадает на выходной или праздник, срок переносится на следующий рабочий день. Для налогового года 2025 работодатели должны были отправить эти формы до 31 января 2026.

Этот срок дает вам несколько недель на сбор документов перед сроком подачи налоговой декларации — 15 апреля. Если ваш работодатель пропустит этот срок, он столкнется с штрафами, а вы останетесь без важного документа.

Ваш пошаговый план получения W-2 от бывшего работодателя

Если вы не получили W-2 к началу февраля, действуйте немедленно. Почта может задерживаться, но есть несколько способов найти недостающую форму.

Начинайте с прямого контакта. Обратитесь в отдел кадров или бухгалтерию вашего бывшего работодателя — они отвечают за выдачу W-2. Будьте вежливы, но конкретны: подтвердите свой текущий адрес или электронную почту и спросите предполагаемую дату доставки. Если вы переехали после увольнения, форма могла быть отправлена на старый адрес. Попросите их повторно отправить ее по вашему актуальному адресу.

Проверьте онлайн-доступ. Многие работодатели сейчас предлагают защищенные порталы, где можно скачать W-2 в электронном виде. Войдите в систему, если у вас есть доступ, и скачайте форму сразу. Это зачастую самый быстрый способ.

Обратитесь в IRS, если работодатель не реагирует. Позвоните в IRS по номеру 1-800-829-1040 и объясните ситуацию. Им подготовьте:

• ваше полное имя, адрес, номер социального страхования и телефон
• название, адрес и телефон вашего бывшего работодателя
• даты работы
• пример дохода и удержанных налогов по последней зарплатной ведомости

IRS свяжется с вашим бывшим работодателем от вашего имени и запросит недостающий документ.

Если приближается срок 15 апреля, у вас есть два запасных варианта:

Запросить продление подачи. Используйте форму 4868 для оформления шестимесячного продления. Но это только отсрочит срок подачи, а не оплату налогов. Вам все равно нужно будет оценить налоговую сумму по вашим платежным ведомостям и оплатить ее до 15 апреля. После этого вы можете запросить у IRS “Транскрипт доходов и заработков” (Wage and Income Transcript), хотя он может прийти только к июню или июлю.

Подать декларацию по форме 4852. Эта форма — заменитель W-2, позволяющий вам примерно оценить доход и удержанные налоги на основе имеющихся документов. Учтите, что если позже ваша настоящая W-2 существенно отличается, вам придется исправлять декларацию. Лучше всего работать с налоговым специалистом, чтобы обеспечить точность.

Что происходит, если работодатели не выдают W-2

Работодатели, игнорирующие свои обязательства или отправляющие формы с опозданием, сталкиваются с серьезными штрафами IRS. Закон предусматривает штрафы за каждую неподанную вовремя форму и за каждую копию, не предоставленную сотруднику — без верхней границы по сумме.

На 2026 год структура штрафов следующая:

• до 30 дней после срока: $60 за форму
• с 31 дня до 1 августа: $120 за форму
• после 1 августа или если форма не подана: $310 за форму
• умышленное игнорирование: $630 за форму

Например, компания с 10 сотрудниками, которая отправит формы в сентябре, заплатит по $310 за каждую — всего $3 100. Каждая форма идет и в IRS, и сотруднику, поэтому штраф за одного сотрудника — $620, а за 10 — $6 200. IRS начисляет также проценты на штрафы, что увеличивает итоговую сумму.

Эти крупные штрафы созданы для того, чтобы работодатели серьезно относились к обязательству выдавать W-2. Когда ваш бывший работодатель соблюдает сроки, выигрывают все — особенно вы, ведь сможете своевременно подать декларацию и получить возврат.

Если вы не можете найти свою W-2, помните, что у вас есть варианты. Начинайте с обращения к работодателю, а при необходимости — привлеките IRS, чтобы получить нужные документы и правильно подать налоговую декларацию.